BizXpert Számla és Készlet alkalmazás

A BizXpert online számlázó programra regisztrálni a program főoldalán keresztül, a https://www.bizxpert.hu/ oldalon tehetjük meg. A regisztráció során semmilyen cégadatot nem szükséges megadnunk, elegendő a „keresztnevünk”, „e-mail címünk” és a fiókhoz tartozó „jelszó”. Adataink megadása után elengedhetetlen az  Általános Szerződési Feltételek elfogadása mielőtt a „KÉREM AZ INGYEN SZÁMLÁZÓMAT” ikonra kattintva már használható is a program. Itt még fel lehet iratkozni Hírlevelünkre is, melyben nem küldünk spameket, illetve bármikor dönthetünk a leiratkozásról is.

A regisztrációt Google és Facebook fiókoddal is elvégezheted, ahol az adott fiókba bejelentkezve már használhatod is a BizXpertet.

Amennyiben már rendelkezünk élő fiókkal akkor a program főoldalán keresztül, a https://www.bizxpert.hu/ oldalon a  ikonra kattintva tehetjük meg, ahol az e-mail cím és jelszó megadása után tudunk belépni, valamint használhatjuk Google, vagy Facebook fiókunkat is.

Google belépésre kattintva egy felugró ablakból kiválasztható, hogy mely fiókkal történjen a belépés.

A Facebook belépésre kattintva szintén egy felugró ablakban megadható, hogy melyik Facebook fiókkal történjen a belépés.

Ha már egyszer beléptél a Facebookal a programba, és jelenleg is be vagy lépve Facebookba, akkor a program a Facebook belépés gombra kattintva automatikusan beléptet.

Meglévő fiók törléséhez az alábbi adatokra van szükségünk:

• bejelentkezési e-mail cím
• regisztráció dátuma
• ügyfélnév
• cégnév (ha van)
• írásos indoklás a törlésről a segitunk@bizxpert.hu elérhetőségre küldve

Ha megérkezik ez a kérelem, akkor 3 napon belül kiküldünk egy megerősítő e-mailt, hogy „biztosan szeretné töröltetni a fiókját”, ezután a megerősítő válasz után 3 napon belül töröljük a fiókot.

Amennyiben elfelejtettük jelszavunkat, akkor a bejelentkezés alatt található „Elfelejtetted a jelszavad?” linkre kell kattintani.

Majd az alábbi üzenetre kattintva kapunk a regisztrált e-mailünkre egy jelszóváltoztatásról szóló e-mailt, ahol megtudjuk adni új jelszavunkat:

Az e-mail üzenet a következőt tartalmazza:

Amennyiben sikeresen megváltoztattuk a jelszót akkor az alábbi üzenetet kapjuk vissza:

Az applikációt letöltve a Play Áruházból: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.bizxpert.andoridhu , majd azt elindítva az első lehetőségünk egy új fiók regisztrálása:

Az applikációt letöltve az App Storeból: https://itunes.apple.com/us/app/bizxpert-sz%C3%A1ml%C3%A1z%C3%B3/id1367906719?mt=8 , majd azt elindítva az első lehetőségünk egy új fiók regisztrálása:

Ha lejjebb görgetünk akkor pedig a meglévő fiókunkba tudunk bejelentkezni:

Belépés után elsősorban meg kell adnunk a cégadatainkat, erre a kezdő felületen középen figyelmeztetést is kapunk. Amennyiben ezt kihagyjuk, úgy az első számla kiállítása előtt automatikusan megjeleníti nekünk a cégadatok kitöltését.

A figyelmeztetésre kattintva már meg is adhatjuk a cégadatainkat, illetve ha egyből egy új számlát szeretnénk készíteni akkor mindkét esetben az alábbi kép fogad minket:

A cégadatok kitöltésére természetesen a jobb felső sarokban lévő beállításokon belül a „Cég adatai”-ra kattintva is lehetőségünk van.

A cégnév megadásánál segítségünkre van a „Bisnode”, mely segítségével egy központi adatbázisból választhatjuk ki cégünket, ezután automatikus kitöltésre kerülnek adataink. 

A cégadatoknál tudjuk megadni ha „Egyéni vállalkozók”, „Kisadózók” vagyunk, illetve hogy  „Pénzforgalmi elszámolás” alá tartozunk-e. Az egyéni vállalkozás bepipálása után adhatjuk meg az egyéni vállalkozás nyilvántartási számát.

• Egyéni vállalkozó: az egyéni vállalkozóról és az egyéni cégről szóló törvény szerinti egyéni vállalkozói nyilvántartásban szereplő magánszemély, az említett nyilvántartásban rögzített tevékenysége(i) tekintetében. Amennyiben ez kiválasztásra kerül, abban az esetben az adószám megadása nem kötelező.
• Kisadózó: egyéni vállalkozó, egyéni cég, BT., KKT., ügyvédi iroda lehet akinek az átlagos statisztikai állományi létszáma az adóévet megelőző adóévben várhatóan nem haladja meg az 50 főt és az adóévet megelőző adóévben elszámolandó bevétele várhatóan nem haladja meg az 500 millió forintot, 12 hónapnál rövidebb adóév esetén az 500 millió forint időarányos részét. Amennyiben ez kiválasztásra kerül, abban az esetben az alapértelmezett ÁFA kulcs az alanyi mentesség lesz a termékeknél.
• Pénzforgalmi elszámolás: A pénzforgalmi elszámolás alapján történő áfa fizetés esetén az általunk kiállított számla után csak akkor kell áfát (a bevallási időszaknak megfelelően) fizetnünk, ha kiállított számlánkat a vevő ténylegesen ki is fizette. A pénzforgalmi elszámolás szerinti adózás azt jelenti , hogy olyan számla után, aminek az ellenértékét még nem kaptuk meg, nem kell adót fizessünk.

A Cégadatok kitöltése után már láthatjuk is a kezdő oldal közepén a cégnevünket.

Az alsó részen különféle kimutatásokat kérhetünk le, illetve a pénzügyi helyzetünkről is tájékozódhatunk (követelések/kötelezettségek összesen, lejárt követelések és kötelezettségek, nyitott ajánlatok)

• Követelések összesen: Itt kerül megjelenítésre a programból kiállított összes számla alapján a fennálló nettó követelés összege.
• Lejárt követelések: Ezen a soron kerül megjelenítésre az összes lejárt követelés nettó összesen összege.
• Kötelezettségek összesen: Ezen a soron kerül megjelenítésre a minket terhelő fizetési kötelezettségek nettó összesen összege.
• Lejárt kötelezettségek: Ezen a soron kerül megjelenítésre a minket terhelő lejárt fizetési határidejű fizetési kötelezettségek nettó összesen összege.
• Nyitott ajánlatok: A nyitott árajánlatok nettó összesen összértéke kerül itt megjelenítésre.

Kimutatások: Év, hónap, hét, nap bontásban: a jobb felső sarkában tudjuk szűrni ezeket a kimutatásokat.

BIZnisz: a bevételek és kiadások alapján kalkulált nyereséget láthatjuk nettó értéken

TOP partnerek: a legtöbb bevételt generáló partnerek nettó érték alapján

TOP termékek: a legkeresettebb termékek/szolgáltatások nettó érték alapján

Nyitott ajánlatok listája, ahol az összes nyitott ajánlatot láthatjuk amiket kibocsátottunk; nettó és bruttó árát is látjuk az adott ajánlatnak

Készletinformáció: megmutatja, hogy melyik termékből mennyi van készleten és azt is láthatjuk, hogy a beszerzési ár alapján is és az eladási ár alapján is számol egy aktuális készletértéket

A kezdőoldal elrendezését tekintve a bal oldalon hozhatunk létre minden „Újat”, a jobb oldalon pedig a már bevitt „Rögzített” adatokat tudjuk lekérdezni.

• Cég: a cég megnevezését kell itt megadni, maximum 100 karakter rögzíthető
• Adószám: a cég adószáma, maximum 13 karakter
• Irányítószám: a helyiség irányítószáma adható itt meg, maximum 4 karakter adható meg
• Település: a helyiségnév adható meg ebben a mezőben, maximum 80 karakter rögzíthető
• Cím:a közterület neve, jellege, házszám, épület, lépcsőház, emelet, ajtó adható meg ebben a mezőben, maximum 70 karakter rögzíthető

A fentiek közül a következők a kötelező mezők:

• Cég
• Adószám
• Irányítószám
• Település
• Utcacím

A kötelező mezők kitöltésének elmulasztása esetén a program jelöli a hiányzó adatokat a mentés gomb megnyomása után.

Ha az egyéni vállalkozó jelölő aktív, abban az esetben az adószám megadása nem kötelező.

A cég adatai menüpontban megadhatjuk még a kapcsolati beállításokat és az egyéb fül alatt a cég logóját.

A kapcsolati beállítások fül alatt fel lehet rögzíteni a következő adatokat:

• Családnév
• Utónév
• E-mail
• Telefonszám
• Weboldal
• Számlaszám

Logó esetén a feltölthető képméret: max. 2260x700px

Alapértelmezett megjegyzések:

Itt alapértelmezett szöveget adhatunk meg a „Számlára”, illetve „Ajánlatra” vonatkozóan. Ezen megjegyzések a bizonylatokon mint „alsó megjegyzés” jelennek meg. a

Mielőtt kiállítanád az első számládat, lehetőséged van a számla előtagjának módosítására.

A Beállítások/Bizonylat beállítások/Számla előtag módosítás menüpontban teheted meg.

Az  ikonra kattintva láthatod, hogy milyen értékeke írhatsz az adott mezőbe.

 

Amennyiben már állítottál ki számlát, akkor ezt a menüpontot megnyitva az alábbi üzenetet látod:

Számlák levelezési beállításai:

Lehetőséged van arra, hogy alapértelmezetten megváltoztasd a kiküldendő e-mailek szövegét, melyben a számlákat küldöd ügyfeleidnek.

A beállításhoz nyisd meg a Beállítások/Bizonylat beállítások/Számlák levelezési beállításai menüpontot. 

Itt a következő képet látod:

Ebben a menüpontban szabadon módosíthatod az email Tartalom részét, mely minden kiküldött e-mailedre érvényes lesz. Amennyiben van olyan partnered, akinél ettől eltérő szövegezést szeretnél alkalmazni, úgy a számla megnyitása után a Küldés gombra kattintva módosíthatsz az email szövegén.

Lehetőséged nyílik arra is, hogy úgynevezett változókat használj az e-mailedben, melyekből jelenleg kettő van: [Partner neve] [Cegnev]. Ezek automatikusan kicserélődnek az email küldésekor a te céged nevére illetve a partnered nevére, akinek a számlát küldöd. Ezen változók használata nem kötelező, illetve az email szövegében bárhová beilleszthető. (Fontos, hogy pontosan kell beírni a változó neveit, különben nem fog működni!)

Amennyiben szeretnéd az email tartalomhoz az alapbeállításokat használni, úgy az Alapbeállítás visszaállítása gomb megnyomásával ezt bármikor megteheted.

Ebben a menüpontban tudod beállítani a számodra legmegfelelőbb számla képet. Már 4 sablon közül választhatsz.

Ebben a menüpontban kérhetjük le a NAV számára szükséges adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatáshoz az adott időszakra vonatkozó számlákat .XML formátumban. Fontos, hogy csak az egyik alapján tudjuk szűrni a listát, a kettő együtt nem lehetséges. Amennyiben időszakra szűrünk, úgy a számlasorszámot nem kell kitöltenünk és ez fordítva is igaz. Ha mindkettőt beállítjuk, akkor a számla sorszám lesz az erősebb és azt fogja figyelembe venni.

Innen Küldhetsz nekünk üzenetet amennyiben kérdésed lenne a programmal kapcsolatban. Ide már csak az üzenetet kell megírni, a többi adatot a törzsadatokból beemeli a program. Ezen a felületen aktív a JivoChat is, ahol szintén kérdezhetsz kollégáinktól.

Üzenet elküldése után - ahogy azt visszajelzésként is adjuk -, hamarosan keressünk elérhetőségeiden.

Ebben a menüpontban található információk alapján tudjuk programunkat bejelenteni a NAV felé.

Amennyiben megszeretnénk változtatni a program jelszavát, akkor azt itt tehetjük meg.

A programból ezen menüpont segítségével tudunk kijelentkezni a megadott felhasználóval. Ha csak simán a jobb felső X-szel lépünk ki, akkor a programot bezárjuk, de a felhasználó továbbra is be lesz jelentkezve, tehát ha újraindítjuk a programot nem kell belépnünk, automatikusan a kezelőfelületre jutunk.

Az új partnerre kattintva tudunk új partnert felrögzíteni, ahol a főbb adatait tudjuk megadni (név, cím, adószám, e-mail cím, stb.).

Amennyiben partnerünk magánszemély akkor a felvitelkor, vagy a már rögzített partnernél a felső részen állítsuk be hogy magánszemély.

Új partner felvitelét már a rögzített partnereink közül is indíthatjuk. Ennek segítségével nem kell a főoldalra visszalépni és ott az új partner felvitelre kattintani.

.

Meglévő partnerünket a már rögzített partnerek között találjuk meg.

Itt tudjuk szerkeszteni  és törölni  őket amennyiben az adott partnerre ráhúzzuk az egeret.

Amennyiben a partnerrel már történt tranzakció, ennek összesítő adatai megjelennek a rögzítő felület tetején:

-         Követelések összesen: A partner által még nem teljesített követelések összege.

A lista bruttó összeget mutat. Az Ügyfél felé számlázott teljes kiegyenlítetlen összeget mutatja, dátum szűrés nincs rá hatással.

-         Lejárt követelések: A partner lejárt fizetési határidejű számláinak összege. A lista bruttó összeget mutat. Az Ügyfél összes tartozását mutatja, dátumszűrés nincs rá hatással.

-         Értékesítés összesen: A partnerrel fennálló összes kiegyenlített követelés, a lejárt határidejű követelések, valamint a még nem kiegyenlített, de még nemlejárt határidejű követelések összege.

A partnerek listáját tudjuk rendezni „névre”, és „létrehozás dátumára”.

Ezenfelül szűrhetjük is a listát kategória és létrehozás napja szerint.

Az új termékre kattintva kezdhetjük meg a termékek/szolgáltatások rögzítését.

Megadhatunk itt is kategóriát a terméknek/szolgáltatásnak, melyet a „+” jelre kattintva akár itt is felrögzíthetünk, viszont raktárakat nem tudunk megadni, a program „egyben” kezeli a termékeket.

A mértékegységeknél is van lehetőségünk újat felvinni a „+” jelre kattintva amennyiben nem lennének megfelelő számunkra a már berögzített egységek.

Amennyiben készletgazdálkodást is alkalmazunk, úgy a készletgazdálkodás gombot állítsuk jobbra és már meg is adhatjuk a minimális készletszintet, nyitókészletet és a beszerzési árát a terméknek.

Meglévő termékeinket a már rögzített termékek között találjuk meg.

Itt tudjuk szerkeszteni  és törölni  őket amennyiben az adott termékre ráhúzzuk az egeret.

A termékek listáját név szerint tudjuk rendezni növekvő és csökkenő sorrendbe.

Ezenfelül szűrhetjük is a listát kategória és típus alapján:

Árajánlat létrehozásánál az első lépés a partner kiválasztása, melyet egy kattintással már be is emel az ajánlatra mint „Vevő”, majd megjelennek a termékek, amikre szintén egy kattintás és már fel is vettünk belőle 1db-ot az ajánlatra. Amennyiben többször kattintunk egy tételre, úgy a mennyisége annyiszor nő. A megjegyzésekre kattintva láthatjuk a már beállított fix megjegyzést.

A bizonylatot tudjuk e-mailben továbbítani partnerünknek, ahol a csatolt szöveget szerkeszthetjük. A nyomtatásra kattintva tudjuk közvetlenül nyomtatni, illetve .pdf-be menteni a bizonylatot.

Küldés e-mailben:

Amennyiben az ajánlatot már nyomtattuk bármilyen formában, akkor megjelenik a bizonylat mellett egy nyomtató ikon, viszont ha csak elmentettük akkor üres marad.

Ajánlatainkat lekérdezve az adott ajánlaton állva tudjuk szerkeszteni, érvényteleníteni és kiszámlázni ajánlatunkat.

Számlázás után ajánlatunk teljesítettre (zöld színűre) változik. Ezután már nem tudjuk szerkeszteni, de nyomtatni igen.

Érvénytelenítés esetén a bizonylat színe szürke jelzést kap egy „X”-szel.

Az elkészített ajánlatokról egy összesített információt kapunk a lekérdezésben arról, hogy összesen mekkora értékben készült, illetve hogy ebből mennyi nyitott. Ezek az összegek nettó értékben jelennek meg.

Van lehetőségük a lekérdezett listát növekvő/csökkenő irányba sorbarendezni dátum, bizonylatszám, partner és nettó érték alapján.

A listában szűrőfeltételeket is alkalmazhatunk. Típus (nyitott, teljesített, érvénytelenített), Partner, Termék, Dátum alapján szűkíthetjük a listánkat.

Bevételezésnél az első lépés az partner kiválasztása, melyre egy kattintással már be is emeli a bizonylatra mint „Szállító”, majd megjelennek a termékek, amikre szintén egy kattintás és már fel is vettünk belőle 1db-ot. Amennyiben többször kattintunk egy tételre, úgy a mennyisége annyiszor nő.

Új beszerzés készítését már a rögzített beszerzések közül is indíthatunk. Ennek segítségével nem kell a főoldalra visszalépni és onnan indítani a bevételezést.

A bizonylatot csak menteni tudjuk, nyomtatásra nincs lehetőségünk. A tételre kattintva tudjuk szerkeszteni, ahol módosíthatjuk a mennyiségét, beszerzési árát, ÁFA kulcsot, stb…

A beszerzési bizonylatokat lekérdezve az adott bizonylatra ha ráhúzzuk az egeret, akkor megnyithatjuk szerkesztésre mentés után, kiegyenlíthetjük, valamint törölhetjük a bizonylatot. Kiegyenlítés szempontjából csak teljes kiegyenlítést tudunk alkalmazni, részkiegyenlítésre nincs lehetőség a programban. A bizonylatot sztornózni nem lehet csak törölni, viszont törlés esetén véglegesen törli a programból a bejövő számlát.

A bejövő számláknál is láthatunk összesítéseket, ahol az összes bejövő számla nettó összegét és azon bizonylatok összegét láthatjuk, amik nincsenek kiegyenlítve. A kiegyenlítetlen tételeknél a bruttó összeg jelenik meg.

Van lehetőségük a lekérdezett listát növekvő/csökkenő irányba sorba rendezni dátum, bizonylatszám, partner és nettó érték alapján.

A listában szűrőfeltételeket is alkalmazhatunk. Típus (nyitott, teljesített, érvénytelenített), Partner, Termék, Dátum típus és Dátum alapján szűkíthetjük a listánkat.

Számla kiállításakor az első lépés a partner kiválasztása, melyre egy kattintással már be is emeli a „Vevőt”, majd megjelennek a termékek, amikre szintén egy kattintás és már fel is vettünk belőle 1db-ot a számlára. Amennyiben többször kattintunk egy tételre, úgy a mennyisége annyiszor nő. A számla kelte nem szerkeszthető. Nyomtatáskor a bizonylatra nem kerül példányszám, mivel nem tartozik a számla kötelező elemei közé. Az alábbi linken tájékozódhatsz a kötelező elemekről: https://nav.gov.hu/nav/archiv/adoinfo/afa/tajekoztato_a_szamla_adattartalmara.html

Új számla készítését már a rögzített számlák közül is indíthatunk. Ennek segítségével nem kell a főoldalra visszalépni és onnan indítani az új számla kiállítását.

A megjegyzéseknél láthatjuk a már beállított fix megjegyzést.

 A számlán szereplő tételeket az egér jobb gombjával tudjuk kijelölni. A kijelölést követően a tétel ezzel a gombbal törölhető.

 Az ikon segítségével szerkesztésre tudjuk megnyitni a számlán szereplő kijelölt tételt. Számla mentése után erre már nincs lehetőségünk.

 A számla nyomtatási képét nézhetjük meg.

 A számlát ezzel az ikonnal menthetjük el.

 Küldés e-mailben. A program elmenti a számlát és megjeleníti felugró ablakban az e-mail címeken kívül a kísérő üzenet szövegét amin természetesen változtathatunk. A kísérő üzenet hossza max. 4000 karakter lehet.

 Amennyiben a számlát szeretnénk elmenteni és egyúttal ki is akarjuk nyomtatni, akkor azt ezen menüpont segítségével tehetjük meg.

 Az ikon segítségével pdf formátumban tudjuk lementi számlát.

A bizonylatot tudjuk e-mailben továbbítani partnerünknek, ahol a csatolt szöveget szerkeszthetjük. A nyomtatásra kattintva tudjuk közvetlenül nyomtatni, illetve nem kell a nyomtatásnál a .pdf-et kiválasztani, mert egy külön funkcióval egyből tudjuk menteni .pdf-be a bizonylatot. Az Áfa tv. 259. § 5. pontjának elektronikus számla fogalma alapján az Áfa tv. alkalmazásában az e-mailben elküldött és befogadott .PDF állomány is elektronikus számlának minősül.

A számlalista lekérése után bizonylatunkat kiválasztva tudjuk megnyitni, ahol lehetőségünk van kinyomtatni, illetve megnézni a bizonylaton szereplő tételeket és egyéb információkat, amikre szükségünk lehet. Ezenkívül sztornózhatjuk és kiegyenlíthetjük a számlát. Kiegyenlítés szempontjából csak teljes kiegyenlítést tudunk alkalmazni, részkiegyenlítésre nincs lehetőség a programban. Miután a számlát kiegyenlítjük, a bizonylat színe zöldre vált.

   

   

Ha lekérdezzük a számláinkat, láthatjuk a bevételeinket összesítve nettó értéken és azon bizonylatok összesített összegét is, amik még nincsenek kiegyenlítve. A kiegyenlítetlen tételeknél a bruttó összeg jelenik meg.

A listában szűrőfeltételeket is alkalmazhatunk. Típus (nyitott, teljesített, lejárt, kinyomtatott, elküldött, stb.), Fizetési módok (készpénz, átutalás, bankkártya, utánvét), Partner, Termék, Dátum alapján szűkíthetjük a listánkat.



Amennyiben a könyvelés megkönnyítése érdekében szükség lenne a számlák listájának kiexportálására ez megtalálható a szoftverben.

Fontos, hogy a funkció, csak asztali és mobil böngészőben érhető el, a mobil applikáció ezt a funkciót nem tartalmazza.

A számlák listájába belépve asztali nézetben a Szűrés felett találjuk a funkciót:

Míg mobil böngészőben az értesítések alatt:

Az elkészült lista a következő adatokat tartalmazza:

• Bizonylat sorszáma
• Kelte
• Teljesítés
• Fizetési határidő
• Partner neve
• Partner adószáma
• Számlázási cím irányítószáma, települése, utca adatai
• Fizetési mód
• Nettó, ÁFA és Bruttó értékek